Anleitung: Microsoft Teams Meeting erstellen

Wirtschaftspuls BayernFebruar 17, 2025

134 10 Minuten gelesen

Wussten Sie, dass die Art und Weise, wie wir Meetings abhalten, das gesamte Arbeitsumfeld revolutionieren kann? In der heutigen Zeit, wo Remote-Arbeit zur Norm geworden ist, ist es unerlässlich zu lernen, wie man ein effektives Meeting in Microsoft Teams erstellt. Diese Anleitung bietet Ihnen eine umfassende Übersicht über die wesentlichen Schritte zur Planung und Durchführung Ihrer nächsten Online-Besprechung oder Videokonferenz. Tauchen Sie ein in die Funktionen von Microsoft Teams, um die Interaktion zu fördern und sicherzustellen, dass Ihre virtuelle Zusammenkunft reibungslos verläuft.

Einführung in Microsoft Teams

Microsoft Teams wurde im Jahr 2017 als Teil der Microsoft 365 Suite eingeführt und hat sich rasch zu einer zentralen Kommunikationsplattform entwickelt. Diese Plattform ermöglicht Teamarbeit und fördert die Zusammenarbeit durch verschiedene Funktionen. Die Benutzer können in Echtzeit über Chats kommunizieren, Anrufe tätigen und Videokonferenzen abhalten. Die Integration mit anderen Microsoft-Diensten unterstützt zusätzliche Möglichkeiten für die Nutzer.

Die zunehmende Akzeptanz von Microsoft Teams in vielen Unternehmen ist ein Beweis dafür, wie wichtig eine effektive Kommunikationsplattform in der heutigen Arbeitswelt ist. Besonders in Zeiten, in denen Remote-Arbeit und hybride Arbeitsmodelle an Bedeutung gewinnen, bietet Microsoft Teams eine einfache Lösung. Die intuitive Benutzeroberfläche macht die Nutzung dieser Plattform für alle Mitarbeiter zugänglich.

Hier sind einige der zentralen Funktionen von Microsoft Teams:

Echtzeit-Chats und Anrufmöglichkeiten
Integration mit Outlook zur Terminplanung
Tools zur Organisation von Besprechungen und Aufzeichnungen
Option zur Einladung externer Teilnehmer
Integration von Drittanbieteranwendungen zur Verbesserung der Funktionalität

Durch die Microsoft Teams Einführung profitieren Unternehmen von einem nahtlosen Workflow. Die Möglichkeit, virtuelle Team-Events zu veranstalten und spontane Absprachen zu treffen, hat sich für viele als vorteilhaft erwiesen. Angesichts der Vielzahl an Features wird klar, dass Microsoft Teams eine essenzielle Rolle in der modernen Teamarbeit spielt.

Warum Microsoft Teams für Besprechungen nutzen?

Microsoft Teams bietet zahlreiche Vorteile von Teams, die sie zu einer beliebten Wahl für Online-Besprechungen machen. Die Plattform unterstützt nicht nur die effiziente Planung von Besprechungen, sondern trägt auch zur Verbesserung der Zusammenarbeit bei. Funktionen wie Bildschirmfreigabe und Chat während einer Sitzung fördern den interaktiven Austausch, was die Produktivität steigert.

Ein wesentliches Merkmal von Microsoft Teams sind die fortschrittlichen Sicherheitsfunktionen. Diese sind besonders wichtig für Unternehmen in stark regulierten Branchen wie dem Finanz- oder Gesundheitswesen. Hier sorgt Teams dafür, dass sensible Informationen geschützt bleiben. Teams erfreuen sich auch einer großen Nutzerbasis – mehr als 250 Millionen aktive Nutzer setzen auf die Vorteile von Videokonferenzen und effektiver Kommunikation.

Ein weiterer Aspekt, der die Rolle von Microsoft Teams in der heutigen Arbeitswelt hervorhebt, ist die Integration von Microsoft 365. Diese ermöglicht die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten und reduziert die Bearbeitungszeit bei Projekten erheblich. Die Effizienz wird weiter gesteigert, da Teams die Organisation von Mitgliedern in Gruppen ermöglicht, was das Projektmanagement vereinfacht.

Insgesamt trägt Microsoft Teams dazu bei, die Kommunikationswege zu reduzieren, während die Interaktivität und Produktivität steigt. Ob im Homeoffice oder im Klassenzimmer, die Plattform hat sich als unverzichtbar für moderne Unternehmen erwiesen, die auf Videokonferenzen und digitale Zusammenarbeit angewiesen sind.

Microsoft Teams Meeting erstellen

Die Erstellung eines Microsoft Teams Meetings ist ein einfacher und effektiver Prozess, der für alle Benutzer zugänglich ist. Mit Microsoft Teams können Sie eine Besprechung erstellen und gleichzeitig die notwendigen Einladungen versenden. Dieser Abschnitt führt Sie durch die einzelnen Schritte, um ein Teams Meeting erfolgreich zu planen und die Teilnehmer dazu einzuladen.

Schritte zum Erstellen einer Besprechung

Um eine Besprechung in Microsoft Teams zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

Öffnen Sie die Kalenderfunktion in Microsoft Teams.
Klicken Sie auf + Neue Besprechung.
Geben Sie die erforderlichen Informationen wie Titel, Datum und Uhrzeit ein.
Fügen Sie die Teilnehmer hinzu, sowohl erforderlich als auch optional.
Klicken Sie auf Speichern, um die Einladungen zu versenden.

Die eingeladenen Personen erhalten automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung mit den Details der Besprechung. So wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer über das Teams Meeting informiert sind und ihrem Kalender die entsprechenden Informationen entnehmen können.

Einladungen verwalten

Die Verwaltung der Einladungen ist ebenso wichtig wie die Erstellung der Besprechung selbst. Sie können Teilnehmer jederzeit hinzufügen oder entfernen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, externe Teilnehmer einzuladen, indem Sie einfach deren E-Mail-Adressen in die Einladung eingeben. Bei der Verwaltung von Einladungen denken Sie daran:

Überprüfen Sie immer die Teilnehmerliste auf Richtigkeit.
Nutzen Sie die Funktion zur rechtzeitigen Vorschlagserstellung von Uhrzeiten, um die beste Zeit für alle Beteiligten zu finden.
Speichern Sie gegebenenfalls Besprechungsaufzeichnungen und Teilschrieft für die Dokumentation.

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Die Kalenderfunktion in Microsoft Teams nutzen

Der Teams Kalender bietet eine benutzerfreundliche Möglichkeit, Besprechungen effizient zu verwalten. Durch den Zugriff auf den Kalender können Nutzer eine klare Übersicht über anstehende Besprechungen erhalten und diese einfach planen.

Zugriff auf den Kalender

Um den Kalenderzugriff zu erhalten, wähle das Kalendersymbol im linken Menü von Microsoft Teams. Der Kalender präsentiert standardmäßig die Arbeitswoche und ermöglicht es Nutzern, zwischen verschiedenen Ansichten zu wechseln. Diese Ansichten umfassen die Tagesansicht, die Arbeitswochenansicht und die Wochenansicht. Nutzer können jederzeit zwischen dem neuen und dem klassischen Kalender wechseln.

Besprechung planen

Das Besprechung planen erfolgt einfach und schnell. Klicke auf die gewünschte Zeit im Kalender, um ein neues Ereignis zu erstellen. Fülle alle erforderlichen Details aus, wie Zeit, Teilnehmer und Ort. Die Auswahl aus verschiedenen Ereignisvorlagen sowie der Einsatz des Terminplanungs-Assistenten unterstützen dabei, den optimalen Zeitpunkt für alle Teilnehmer zu finden. Zudem bietet der Teams Kalender die Möglichkeit, mehrere Kalender gleichzeitig anzuzeigen und benutzerdefinierte Ansichten zu speichern.

Zusätzlich erlaubt der Kalender das Drucken, sodass physische Kopien verteilt werden können. Der Zugriff auf vergangene Besprechungen und deren Details erfolgt über den neuen Teams-Kalender, was die Organisation und Planung erheblich erleichtert.

Erforderliche und optionale Teilnehmer hinzufügen

Bei der Planung eines Meetings in Microsoft Teams ist es wichtig, die Teilnehmerverwaltung effektiv zu gestalten. Das Hinzufügen von erforderlichen und optionalen Teilnehmern kann den Erfolg der Besprechung maßgeblich beeinflussen. Erforderliche Teilnehmer sind diejenigen, deren Anwesenheit für den Ablauf der Besprechung entscheidend ist. Ihre Teilnahme sichert die Erreichung der Agenda und fördert die Entscheidungsfindung.

Optionale Teilnehmer hingegen werden eingeladen, um an der Diskussion teilzunehmen, ohne dass ihre Anwesenheit zwingend erforderlich ist. Die Einladung dieser Teilnehmer kann je nach Verfügbarkeit stattfinden. Dies ermöglicht eine flexiblere Planung und stellt sicher, dass notwendige Ressourcen zur Verfügung stehen, ohne die Einladungsliste unnötig zu verlängern.

Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede zwischen erforderlichen und optionalen Teilnehmern:

Kategorie	Beschreibung	Einladungsart
Erforderliche Teilnehmer	Teilnehmer, deren Anwesenheit für die Besprechung entscheidend ist.	Erhalten eine persönliche Einladung per E-Mail.
Optionale Teilnehmer	Teilnehmer, die eingeladen werden, wenn Zeit verfügbar ist.	Erhalten eine Einladung, können aber auch in der Einladung abgelehnt werden.

Durch die klare Differenzierung zwischen erforderlichen und optionalen Teilnehmern verbessert sich die Übersichtlichkeit der Teilnehmerverwaltung. Dies ermöglicht es, alle relevanten Stimmen in die Diskussion einzubeziehen, während gleichzeitig unnötige Ablenkungen vermieden werden.

Regelmäßige Besprechungen einrichten

Die Einrichtung regelmäßiger Meetings in Microsoft Teams ist ein entscheidender Schritt zur Optimierung der Zusammenarbeit in Firmen. Mit der Funktion für Besprechung Wiederholung können Nutzer Meetings mit festen Intervallen planen, sei es täglich, wöchentlich oder monatlich.

Ein wesentliches Merkmal dieser Funktion ist die einfache Verwaltung der Teilnehmer. Jedes regelmäßige Meeting hat denselben Link und dieselben Details, was die Planung erheblich vereinfacht. Teilnehmer erhalten Einladungen, nachdem die Besprechung erstellt und die Wiederholungsoption gespeichert wurde.

Bei der Planung ist es wichtig, mindestens einen erforderlichen Teilnehmer hinzuzufügen, um den Einladungslink zu aktivieren. Teams Meetings bieten zudem die Möglichkeit, die Besprechung automatisch aufzuzeichnen, um wichtige Gespräche festzuhalten. Diese Funktion sorgt dafür, dass alle Teilnehmer jederzeit die relevanten Informationen abrufen können.

Die Anzahl der Teilnehmer in regelmäßigen Besprechungen ist ebenfalls wichtig. Microsoft Teams unterstützt bis zu 1.000 interaktive Teilnehmer in Besprechungen, was für große Teamkonferenzen ideal ist. Diese Funktionalität sorgt dafür, dass Unternehmen effizient bleiben und jeder Teil des Teams aktiv mitarbeiten kann.

Durch die Verwendung von regelmäßigen Meetings wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder informiert und koordiniert bleiben, was für den Erfolg eines jeden Projektes von größter Bedeutung ist.

Aussicht auf Teams-Besprechungen in Outlook

Die Verwendung von Microsoft Teams in Verbindung mit Outlook verbessert die Planung und Organisation von Besprechungen erheblich. Durch die Outlook Integration können Benutzer Besprechungen effizienter verwalten und E-Mail Einladungen direkt aus der Kalenderansicht versenden.

Teams-Besprechung aus Outlook planen

Um eine Teams Besprechung Outlook zu planen, öffne deinen Outlook-Kalender und wähle die Option „Neue Teams-Besprechung“. Gib die erforderlichen Details ein, einschließlich Datum, Uhrzeit und Teilnehmer. Diese Funktion ermöglicht eine einfache Synchronisation zwischen Outlook und Teams, was die Koordination von Besprechungen vereinfacht. Hier sind einige Vorteile dieser Integration:

Einfache Erstellung von E-Mail Einladungen für alle Teilnehmer
Automatische Erinnerungen für die geplanten Besprechungen
Transparente Übersicht über alle Besprechungen im Outlook-Kalender

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Zusätzlich profitieren Nutzer von der Möglichkeit, Breakout Rooms für kleinere Diskussionen innerhalb großer Meetings zu nutzen. Diese Flexibilität fördert die Interaktivität und den Austausch unter den Teilnehmern. Microsoft Teams unterstützt eine Vielzahl von Geräten, einschließlich mobiler Plattformen, was den Zugriff auf Besprechungen und die Interaktion im Team weiter erleichtert.

Funktion	Vorteil
Automatische E-Mail Einladungen	Verbessert die Teilnahmequoten
Breakout Rooms	Fördert kleinere Diskussionsgruppen
Synchronisation mit Outlook	Erleichtert die Planung und Nachverfolgung von Meetings

Die Verbindung zwischen Microsoft Teams und Outlook eröffnet neue Möglichkeiten für die effektive Durchführung online basierter Meetings. Dieses Zusammenwirken vereinfacht nicht nur die Planung, sondern stärkt auch die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen.

Einladungen für externe Teilnehmer

Die Einladung von externen Teilnehmern zu Microsoft Teams Besprechungen gestaltet sich unkompliziert, bietet jedoch gleichzeitig verschiedene Optionen zur Sicherstellung der Sicherheit und Kontrolle. Externe Benutzer einladen kann für viele Organisationen entscheidend sein, um wichtige Kooperationen und Partnerschaften zu fördern. Diese Benutzer können in drei Hauptkategorien unterteilt werden: Gäste, Personen von vertrauenswürdigen Organisationen und anonyme Teilnehmer. Jede dieser Gruppen hat spezifische Anforderungen und Zugriffsrechte.

Externe Benutzer einladen

Um eine Einladung extern zu versenden, geben Sie die E-Mail-Adresse des externen Teilnehmers im dafür vorgesehenen Feld ein. Damit wird eine Einladung generiert, die den Teilnahme-Link zur Besprechung enthält. Verifizierte externe Teilnehmer erhalten unter Umständen unterschiedliche Berechtigungen, abhängig von ihrer Klassifizierung. Gäste benötigen ein Gastkonto, während Personen von vertrauenswürdigen Organisationen bereits in Microsoft 365 registriert sind. Gäste müssen eingeladen werden, während anonyme Teilnehmer nicht teilnehmen können, wenn ihre Identität nicht verifiziert werden kann oder wenn die entsprechende Option deaktiviert ist.

Besprechungsteilnehmer über E-Mail kontaktieren

Die Kommunikation mit externen Teilnehmern jeden Typs erfolgt über E-Mail. Einladungen können einfach verschickt werden, und die externen Teilnehmer müssen oft im Wartebereich (Lobby) warten, bis sie vom Organisator zugelassen werden. Der Organisator hat zudem die Möglichkeit, den Zugang zur Lobby vor oder während der Besprechung anzupassen, was eine flexible Kontrolle über die Teilnahme gewährleistet.

Verwendung des Terminplanungs-Assistenten

Der Terminplanungs-Assistent ist ein hilfreiches Tool zur effizienten Organisation von Besprechungen in Microsoft Teams. Mit diesem Assistenten lässt sich die Verfügbarkeit prüfen der Teilnehmer mühelos ermitteln, um den optimalen Zeitpunkt für alle Beteiligten zu finden. Ein gut geplanter Termin trägt dazu bei, dass die wichtigsten Teammitglieder teilnehmen können, was die Effektivität der Besprechung steigert.

Verfügbarkeit prüfen

Wenn du eine Besprechung einrichtest, sollte der Terminplanungs-Assistent die Verfügbarkeit aller Teilnehmer anzeigen. Dies ermöglicht es dir, in Echtzeit zu sehen, wann die meisten Teammitglieder Zeit haben. Außerdem berücksichtigt der Assistent unterschiedliche Zeitzonen, was besonders wichtig ist, wenn Organisatoren und Teilnehmer sich in verschiedenen Regionen befinden. So kannst du sicherstellen, dass du die richtige Zeitzone wählst und mögliche Missverständnisse vermeiden kannst.

Teilnehmer effizient einladen

Der Assistent hilft nicht nur bei der Zeitauswahl, sondern auch bei der Erstellung von effizienten Einladungen. Nachdem du die optimale Zeit festgelegt hast, kannst du alle relevanten Teilnehmer schnell und mühelos einladen. Stellen sicher, dass die Einladungen klare Informationen über das Meeting enthalten, um Missverständnisse zu umgehen. Berücksichtige die verschiedenen Zugriffsoptionen, je nach Größe der Besprechung und ob externe Teilnehmer eingeladen werden.

Terminplanungs-Assistent

Die Funktionalität während der Besprechung

In Microsoft Teams stehen während der Besprechung zahlreiche nützliche Besprechungsfunktionen zur Verfügung, die den Ablauf effizienter gestalten können. Besondere Aufmerksamkeit sollte dem Chat geschenkt werden, der für den Austausch von Fragen und Kommentaren unerlässlich ist. Diese Funktion ermöglicht es Teilnehmern, wichtige Informationen sofort zu teilen, ohne das Meeting zu stören.

Besprechungschat nutzen

Der Chat bietet eine ausgezeichnete Plattform, um während einer Besprechung Anmerkungen zu machen und relevante Links zu teilen. Dieser virtuelle Raum fördert die Interaktion und sorgt dafür, dass auch stille Teilnehmer zu Wort kommen können. Die Möglichkeit, nach der Besprechung auf den Chatverlauf zuzugreifen, verbessert die Nachverfolgung und das Verständnis der diskutierten Themen erheblich.

Teilnehmer verwalten und stummschalten

Die Teilnehmerverwaltung ist ein weiteres wichtiges Element, das in Microsoft Teams zur Verfügung steht. Moderatoren können Teilnehmer stummschalten, um Hintergrundgeräusche zu reduzieren und eine konzentrierte Atmosphäre zu schaffen. Diese Kontrolle über die Sprachfunktionen sorgt für einen geordneten Ablauf, insbesondere in größeren Meetings. Bei externen Teilnehmern empfiehlt es sich zudem, eine Wartenummer zu nutzen, sodass interne Vorbereitungen in Ruhe abgeschlossen werden können.

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Besprechungsnotizen und Agenda

Das Erstellen von Besprechungsnotizen und das Festlegen einer Agenda sind entscheidende Schritte für effiziente Meetings in Microsoft Teams. Besprechungsnotizen helfen dabei, wichtige Punkte festzuhalten und sicherzustellen, dass alle Teilnehmer den Überblick behalten. Die Nutzung von Notizen in Teams verbessert die Vorbereitung und Nachverfolgung von Aufgaben erheblich.

Wie man Notizen während der Besprechung macht

Um während einer Besprechung effektiv Notizen zu machen, ist es wichtig, dass mindestens ein Teilnehmer zur Besprechung hinzugefügt wird. Notizen in Teams sind nur für eingeladene Teilnehmer zugänglich, wodurch die Vertraulichkeit gewährleistet bleibt. Die Funktionalitäten ermöglichen es, Informationen in Echtzeit festzuhalten und diese nach der Besprechung zu teilen.

Agenda festlegen und teilen

Bevor die Besprechung stattfindet, sollte eine Agenda erstellt und verteilt werden. Eine gut strukturierte Agenda sorgt dafür, dass alle Teilnehmer auf die relevanten Themen vorbereitet sind und die Diskussion fokussiert bleibt. Die Agenda kann in den Besprechungsnotizen eingefügt und während des Meetings angezeigt werden, was die Effizienz und den Informationsfluss verbessert.

Funktion	Vorteil
Besprechungsnotizen erstellen	Ermöglicht die Dokumentation wichtiger Punkte in Echtzeit.
Agenda teilen	Sorgt für klare Erwartungen und Vorbereitung der Teilnehmer.
Notizen in Teams verwenden	Verbessert die Nachverfolgbarkeit von Aufgaben und Entscheidungen.

Aufzeichnungen und Transkriptionen von Besprechungen

Mit Microsoft Teams haben Nutzer die Möglichkeit, Besprechungen aufzuzeichnen und dazugehörige Transkriptionen zu erstellen. Diese Funktionen bieten wertvolle Unterstützung für Teilnehmer, die nicht anwesend sein können oder für eine gründliche Nachbereitung der besprochenen Themen.

Die Aufzeichnungen von Besprechungen werden im OneDrive des Organisators gespeichert, während Kanalbesprechungen auf der zugehörigen SharePoint-Website abgelegt werden. Nur wenn die Teams Premium-Lizenz aktiviert ist, stehen diese Funktionen zur Verfügung. Sind die Optionen für Microsoft 365 Copilot deaktiviert, ist auch die Möglichkeit, Aufzeichnungen und Transkriptionen zu nutzen, nicht verfügbar.

Die Verwaltung dieser Aufzeichnungen erfordert besondere Aufmerksamkeit, da diese standardmäßig nach 120 Tagen automatisch gelöscht werden, es sei denn, sie werden manuell archiviert. Nutzer können Meetings so konfigurieren, dass sowohl Aufzeichnung als auch Transkription automatisch durchgeführt werden, was durch Vorlagen oder Vertraulichkeitsbezeichnungen unterstützt wird.

Die Meeting Dokumentation abgerufenen Transkriptionen wird in nahezu Echtzeit erfasst und unterstützt derzeit 39 verschiedene Sprachen, was die internationale Zusammenarbeit erleichtert. Liveübersetzte Transkription ist nur unter bestimmten Bedingungen verfügbar und erfordert eine Teams Premium-Lizenz.

Um sicherzustellen, dass die Teilnehmer mit der Aufzeichnung einverstanden sind, können Organisatoren Regeln einrichten, die diese Zustimmung einholen. Diese Vereinbarungen werden im Teilnahmebericht festgehalten. Da Liveuntertitel in Teams-Besprechungen standardmäßig deaktiviert sind, müssen Administratoren diese Funktionen aktivieren, wodurch zusätzliche Flexibilität in der Meeting-Dokumentation gewährleistet wird.

Besprechungen aufzeichnen

Zusätzliche Apps und Funktionen in Microsoft Teams

Microsoft Teams bietet eine Vielzahl an zusätzlichen Funktionen, die durch die Integration von verschiedenen Teams Apps die Besprechungserfahrung bereichern. Diese Apps unterstützen die Organisation und Durchführung von Meetings, indem sie Tools für Projektmanagement, Umfragen und mehr direkt in die Plattform integrieren. So wird nicht nur die Interaktivität gefördert, sondern auch der Workflow optimiert.

Besonders wichtig ist, dass Teilnehmer während einer Besprechung nur die Aktionen sehen, die vom Gastgeber absichtlich geteilt werden. Es besteht jedoch die Möglichkeit, Apps vor, während und nach den Meetings zu nutzen, wodurch eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglicht wird. Apps können hierbei die Effizienz in Meetings steigern, was durch eine branchenspezifische Studie belegt werden könnte.

Die Nutzung von Bots innerhalb von Apps kann zudem hilfreich sein, da sie Antworten und regelmäßige Updates direkt im Chat bereitstellen. Beachten Sie, dass die Verfügbarkeit und Anzahl der Apps je nach Teamkonfiguration, Richtlinien und lizenzierten Funktionen variieren kann, was zu einer individuellen Nutzererfahrung führt. Mitarbeiter und Teambesitzer sollten sich daher aktiv mit den verfügbaren Teams Apps auseinandersetzen, um das volle Potenzial der Plattform auszuschöpfen.

Quellenverweise

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Wirtschaftspuls BayernFebruar 17, 2025

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Einführung in Microsoft Teams

Warum Microsoft Teams für Besprechungen nutzen?