
Digitales Dokumentenmanagement für Handwerksbetriebe
Handwerksbetriebe sind heutzutage dazu verpflichtet, eine Vielzahl an Dokumenten wie Rechnungen, Lieferscheine und Verträge aufzubewahren. Erstaunlicherweise bietet die HERO Software bereits ab 49 € pro Monat ein integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das es Handwerksbetrieben ermöglicht, Dokumente schnell und sicher zu verwalten, zu erstellen und zu archivieren.
Dieses Cloud-basierte DMS von HERO gewährleistet nicht nur vollständige Revisionssicherheit, sondern ist auch DSGVO- und GoBD-konform, was die Datensicherheit sicherstellt. Durch die automatisierte Cloud-Synchronisation bleiben Dokumente stets aktuell und können von Mitarbeitern jederzeit und überall abgerufen werden, was die Effizienz und Flexibilität im Betrieb deutlich erhöht.
Neben der papierlosen Archivierung ermöglicht das DMS von HERO auch die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und die Organisation von Arbeitsprozessen. Darüber hinaus bietet es Schnittstellen wie Lexware Office und DATEV-Export, um die Integration in bestehende Softwarelösungen zu erleichtern.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine digitale Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente effizient zu verwalten und zu organisieren. Das DMS ermöglicht es, Dateien und Unterlagen elektronisch zu erfassen, zu archivieren und jederzeit abrufbar zu machen. Anstatt einer Flut an Papierordnern und -akten bietet ein modernes Dokumenten-Management-Software eine strukturierte und übersichtliche Dokumentenverwaltung.
Definition und Funktionsweise
Das Herzstück eines DMS ist die zentrale Ablage für alle digitalen Dokumente. Hier können Mitarbeiter Dateien hochladen, bearbeiten und sicher aufbewahren. Zusätzliche Dokumentenmanagement Funktionen umfassen die Versionsverwaltung, Rechteverwaltung und Suchfunktionen, um Dokumente schnell wiederzufinden.
Vorteile eines DMS für Handwerksbetriebe
- Übersichtliche Dokumentenablage und -verwaltung
- Effiziente Dokumentensuche und -wiederfindung
- Sichere Aufbewahrung von Dokumenten in der Cloud
- Automatisierte Workflows zur Zeitersparnis
- Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Kunden
- Einhaltung von Compliance-Richtlinien und Datenschutzbestimmungen
Für Handwerksbetriebe bietet ein leistungsfähiges DMS somit vielfältige Vorteile DMS Handwerk und unterstützt sie dabei, ihre Dokumentenprozesse zu digitalisieren und zu optimieren.
Cloud-basiertes DMS von HERO
Das Dokumentenmanagementsystem von HERO ist eine cloudbasierte Lösung, bei der alle Dokumente in der sicheren HERO-Cloud gespeichert werden. Damit sind sie vor Datenverlust geschützt und erfüllen die Anforderungen an Revisionssicherheit. Über die mobile HERO-App können Mitarbeiter Dokumente auch unterwegs erstellen, bearbeiten und mit Kollegen teilen. Dank der automatischen Cloud-Synchronisation bleiben alle Dokumente immer auf dem aktuellsten Stand, unabhängig vom Standort.
Sicherheit und Revisionssicherheit durch Cloud-Speicherung
Die Cloud-DMS HERO bietet ein hohes Maß an Sicherheit und Revisionssicherheit für Handwerksbetriebe. Durch die Speicherung der Dokumente in der HERO-Cloud sind diese vor Verlust, Manipulation oder unbefugtem Zugriff geschützt. Alle Änderungen werden automatisch protokolliert, sodass eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.
Effizientes Arbeiten mit mobiler App und Cloud-Synchronisation
Mit der mobilen Dokumentenerstellung und der Cloud-Synchronisation von HERO können Handwerker ihre Arbeitsabläufe deutlich optimieren. Egal ob im Büro, auf der Baustelle oder unterwegs – Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf die aktuellen Dokumente. Änderungen werden in Echtzeit in der Cloud gespeichert, sodass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind.
„Das Softwareprodukt HERO erzielte in der Kategorie Bausoftware eine Bewertung von 9,0 von 10 Punkten.“
Digitales Dokumentenmanagement für Handwerksbetriebe
Mit dem Dokumentenmanagementsystem von HERO können Handwerksbetriebe ihre Digitale Dokumenterstellung, Bearbeitung und Dokumentenverwaltung Handwerk effizient gestalten. Der integrierte Dokumentenkonfigurator ermöglicht es, individuelle Dokumentenerstellung von Angeboten, Rechnungen oder Lieferscheinen einfach umzusetzen oder vorgefertigte Vorlagen zu nutzen. Auch der Dokumentenimport externer Dokumente ist problemlos möglich. Alle Dokumente werden dabei kundenbezogen abgelegt, was die Übersichtlichkeit und den Workflow deutlich erhöht.
Dokumente erstellen, bearbeiten und verwalten
Mit dem digitalen Dokumentenmanagementsystem von HERO können Handwerksbetriebe ihre Dokumentenerstellung, -bearbeitung und -verwaltung bequem und effizient gestalten. Der integrierte Dokumentenkonfigurator ermöglicht es, individuelle Dokumente wie Angebote, Rechnungen oder Lieferscheine einfach anzulegen oder vorgefertigte Vorlagen zu nutzen. Durch die kundenbezogene Ablage bleiben alle Unterlagen stets übersichtlich organisiert.
Individuelle Dokumentenerstellung und Import
Neben der Möglichkeit, individuelle Dokumente zu erstellen, bietet das HERO DMS auch die Option, externe Dateien einfach zu importieren. Egal ob Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder PDF-Dateien – alle Unterlagen können in das System eingebunden und kundenbezogen abgelegt werden. So haben Handwerker jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen und können effizient und flexibel arbeiten.
„Das digitale Dokumentenmanagement von HERO hat unsere Arbeitsprozesse deutlich vereinfacht und beschleunigt. Wir können nun alle Unterlagen zentral verwalten und sind unabhängig vom Standort.“
- Über 25 Jahre Erfahrung im Handwerk
- Kostenloses Webinar zum Thema „Rechtssicheres Dokumentenmanagement für Ihr Handwerksunternehmen“
- 30 Tage kostenlose Testmöglichkeit für die Softwarelösung
Vorteile des HERO DMS für Handwerksbetriebe | Merkmale |
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Flexibilität in der Aktenstrukturierung | Direkte Suchfunktion aus vorhandenem System |
Reduzierung von Kosten und Optimierung der Effizienz | Kompetente Beratung zu Beginn jedes Projekts |
Mobiles/ortsunabhängiges Arbeiten | Minimale Wartungsanforderungen |
Rechtssicheres Archiv gemäß DSGVO | Datum: 18. Dezember 2017 |
Funktionen und Features des DMS
Das Dokumentenmanagementsystem von HERO bietet eine Reihe leistungsstarker Funktionen, die Handwerksbetriebe bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Mit dem integrierten Dokumentenkonfigurator können Nutzer einfach eigene Formulare, Verträge und andere Dokumente erstellen und diese mit relevanten Metadaten wie Erstelldatum oder Kostenstelle versehen.
Darüber hinaus ermöglicht das System eine kundenbezogene Dokumentenablage. Alle Unterlagen werden übersichtlich nach Kunden strukturiert, sodass Mitarbeiter jederzeit schnell auf die benötigten Dateien zugreifen können. Hierdurch lässt sich auch ein integriertes Kundenbeziehungsmanagement (CRM) realisieren, da der Überblick über Projekte und Geschäftsbeziehungen stets gewährleistet ist.
Dokumentenkonfigurator und Metadaten
Mit dem intelligenten Dokumentenkonfigurator können Nutzer maßgeschneiderte Vorlagen für Dokumente erstellen und diese individuell anpassen. Darüber hinaus lassen sich die Dateien mit relevanten Metadaten wie Erstelldatum, Kostenstelle oder Projektnummer versehen. So behalten Mitarbeiter den Überblick und können Dokumente schnell auffinden.
Kundenbezogene Dokumentenablage und CRM
Alle erstellten und importierten Dokumente werden kundenbezogen abgelegt. Dadurch können Mitarbeiter jederzeit auf die relevanten Unterlagen zugreifen und den Überblick über Projekte und Geschäftsbeziehungen behalten. Das integrierte Kundenbeziehungsmanagement (CRM) ermöglicht es, Informationen zu Kunden, Ansprechpartnern und Verträgen zentral zu verwalten.
„Das Dokumentenmanagementsystem von HERO erleichtert unseren Mitarbeitern den Arbeitsalltag enorm. Mit dem Dokumentenkonfigurator können wir unsere Formulare individuell gestalten und alle Unterlagen sind kundenbezogen strukturiert.“
Integration und Schnittstellen
Das Dokumentenmanagementsystem von HERO bietet zahlreiche Integrationsoptionen, um die Software an die individuellen Bedürfnisse des Handwerksbetriebs anzupassen. Standardisierte Schnittstellen ermöglichen einen nahtlosen Datenaustausch zwischen dem DMS und anderen wichtigen Geschäftssystemen, wie Buchhaltungs- oder ERP-Software.
Lexware Office und DATEV-Export
Mit der direkten Anbindung an Lexware Office können Rechnungsdaten aus dem DMS von HERO einfach in die Buchhaltungssoftware übernommen werden. So lassen sich Finanztransaktionen effizient verwalten und der DATEV-Export ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch mit dem Steuerberater.
ERP-System und Warenwirtschaft
Darüber hinaus können Produktinformationen und Preise aus ERP-Systemen und Warenwirtschaftssystemen in das DMS importiert werden. Dies erleichtert die Erstellung von Angeboten und Rechnungen erheblich und schafft einen ganzheitlichen Überblick über alle relevanten Geschäftsdaten.
„Eine schnelle Integration in die gewohnten Oberflächen ermöglicht es den Anwendern, abteilungsübergreifend auf geschäftliche Informationen zuzugreifen.“
Die Anbindung an DMS Integration, Lexware Office, DATEV-Export, ERP-System und Warenwirtschaft macht das Dokumentenmanagement-System von HERO zu einer leistungsstarken und zukunftssicheren Lösung für Handwerksbetriebe.
Digitales Dokumentenmanagement für Handwerksbetriebe
Das digitale Dokumentenmanagement von HERO bietet Handwerksbetrieben eine umfassende Lösung, um ihren Arbeitsalltag zu erleichtern und zu optimieren. Vom Erstellen von Angeboten über den Datenaustausch mit dem Steuerberater bis hin zur Archivierung aller relevanten Unterlagen – das DMS unterstützt Handwerker dabei, ihre Geschäftsprozesse effizienter und rechtssicherer zu gestalten.
Mithilfe modernster Technologien kann das Dokumentenmanagement im Handwerksbereich erheblich verbessert werden. So ermöglicht die Software Powerbird die elektronische Speicherung von Ein- und Ausgangsrechnungen, anstelle der Aufbewahrung in Papierform. Durch die Nutzung von Barcodes auf beispielsweise Montagezetteln wird eine schnelle Dokumentenablage und effiziente Rückverfolgung erreicht.
Auch das Unternehmen Hausmann Wynen, das seit über 30 Jahren Software speziell für Handwerksbetriebe entwickelt, setzt auf die Digitalisierung der Verwaltungsarbeit. Deren Dokumentenmanagement-Modul ermöglicht die sichere Ablage und Zugänglichkeit sämtlicher Unterlagen, wie Kommunikationsprotokolle, Baupläne, Fotos und PDFs. Darüber hinaus wird eine revisionssichere Archivierung aller Dokumente gemäß gesetzlicher Vorgaben gewährleistet.
Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagements | Kennzahlen |
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Durch die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) können Handwerksbetriebe ihre Geschäftsprozesse erheblich optimieren und von zahlreichen Vorteilen profitieren. Neben der rechtssicheren Archivierung ermöglicht es die Automatisierung von Workflows, was zu einer Reduzierung von Leerlaufzeiten, Kosten und Fehlern führt. Zudem bietet das DMS intelligente Suchfunktionen, die den Informationszugriff deutlich beschleunigen.
„Mit einem DMS können Unternehmen ihre Produktivität steigern, indem sie automatisierte Workflows implementieren, was zu einer höheren Effizienz führt.“
Unabhängig von der Unternehmensgröße ist ein digitales Dokumentenmanagement für Handwerksbetriebe ein wichtiger Schritt, um wettbewerbsfähig und zukunftssicher aufgestellt zu sein. Die Investition in eine solche Lösung zahlt sich durch erhebliche Effizienzgewinne, Kosteneinsparungen und eine verbesserte rechtliche sowie datenschutzrechtliche Compliance aus.
Einführung und Kosten
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) von HERO ist eng in die HERO Software integriert, sodass es nicht separat installiert werden muss. Mit dem Abschluss eines HERO-Abonnements können Handwerksbetriebe das DMS sofort nutzen – zu Kosten ab 49 € pro Monat. Der HERO-Support steht den Kunden bei der Einführung und Implementierung des Systems beratend zur Seite und beantwortet Fragen rund um die Digitalisierung im Handwerk.
Unterstützung bei der DMS-Implementierung
Dank der engen Integration in die HERO Software gestaltet sich die Einführung des Dokumentenmanagement-Systems einfach und unkompliziert. Der HERO-Support berät die Kunden individuell und unterstützt sie dabei, das System optimal in ihre betrieblichen Abläufe zu integrieren. Gleichzeitig beantworten die Experten alle Fragen zur Digitalisierung im Handwerksalltag.
- Einfache und schnelle Einführung des DMS durch Integration in HERO
- Individuelle Beratung und Unterstützung durch den HERO-Support
- Beantwortung aller Fragen rund um die Digitalisierung im Handwerk
Mit dem DMS von HERO können Handwerksbetriebe ihre Dokumentenerstellung, -bearbeitung und -verwaltung digitalisieren und somit ihre Arbeitsprozesse optimieren. Das System ist ab 49 € pro Monat erhältlich und bietet den Kunden eine umfassende Unterstützung bei der Implementierung.
Für wen eignet sich ein DMS?
Das digitale Dokumentenmanagementsystem (DMS) von HERO ist eine leistungsfähige Lösung, die für Handwerksbetriebe jeder Größe geeignet ist – vom Einzelunternehmen bis hin zu größeren Betrieben wie Dachdecker- oder Sanitär-Heizung-Klima-Unternehmen. Unternehmen, die viel mit digitalen Dokumenten arbeiten und diese übersichtlich organisieren möchten, profitieren besonders von einem DMS.
Ebenso eignet sich das DMS für Betriebe, denen Revisionssicherheit, effiziente Abläufe und die Optimierung von Workflows wichtig sind. Denn ein intelligentes Dokumentenmanagementsystem hilft dabei, digitale Dokumente schnell und zuverlässig zu erfassen, zu sichern, zu indizieren und für Mitarbeiter zugänglich zu machen.
- Unternehmen aller Größen, die digitale Dokumente effizient verwalten möchten
- Betriebe, die ihre Arbeitsprozesse durch ein DMS optimieren wollen
- Handwerksbetriebe, die Revisionssicherheit und Dokumentenmanagement-Funktionalitäten benötigen
Durch ein digitales Dokumentenmanagementsystem können Unternehmen Papiermengen reduzieren, die Auffindbarkeit von Dokumenten erhöhen und Kosten sparen. Darüber hinaus ermöglicht es standort- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und erleichtert so den Informationsaustausch.
Unternehmensgröße | Dokumentenmanagement-Herausforderungen | Vorteile eines DMS |
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Kleinere Betriebe | Kostendruck, mangelnde IT-Expertise | Kosteneinsparungen, benutzerfreundliche Lösung |
Mittlere Unternehmen | Komplexe IT-Systeme, Compliance-Anforderungen | Rechtssichere Archivierung, Prozessoptimierung |
Größere Unternehmen | Hoher Dokumentenaufkommen, standortübergreifende Zusammenarbeit | Effiziente Dokumentenverwaltung, verbesserte Kollaboration |
Insgesamt eignet sich das DMS von HERO für einen breiten Zielkreis an Handwerksbetrieben, die ihre Dokumentenabläufe digitalisieren und optimieren möchten. Von Einzelunternehmen bis hin zu größeren Betrieben profitieren Unternehmen von den vielfältigen Funktionen und Vorteilen eines modernen Dokumentenmanagementsystems.
Optimierte Workflows und Zeitersparnis
Mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) von HERO können Handwerksbetriebe ihre internen Workflow-Optimierung und Geschäftsprozesse deutlich verbessern. Durch die zentrale, übersichtliche Ablage aller projektbezogenen Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine, haben Mitarbeiter jederzeit den aktuellen Projektstatus im Blick. Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und der digitale Informationsaustausch im Team erhöhen die Effizienz und sparen viel Zeit.
Effiziente Projektzusammenarbeit
Dank der digitalen Projektzusammenarbeit können Mitarbeiter Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten und Änderungen in Sekundenschnelle nachvollziehen. So wird die Zusammenarbeit im Team deutlich effizienter und Abstimmungsprozesse deutlich beschleunigt.
Papierlose und flexible Arbeitsweise
Durch das papierlose Arbeiten können Aufgaben flexibler erledigt und Arbeitsprozesse besser nachvollzogen werden. Mitarbeiter haben von überall Zugriff auf die benötigten Dokumente und Informationen – unabhängig vom Standort. So können sie mobil, standortunabhängig und ohne Medienbrüche arbeiten.
„Ein cloudbasiertes DMS wie von HERO ermöglicht es uns, viel flexibler und effizienter zu arbeiten. Unsere internen Abläufe sind dank der digitalen Dokumentenablage und Projektzusammenarbeit deutlich optimiert.“
– Florian Müller, Geschäftsführer Handwerksbetrieb XYZ
Fazit
Das digitale Dokumentenmanagement von HERO bietet Handwerksbetrieben eine umfassende Lösung, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Vom Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Dokumenten über die revisionssichere Archivierung bis hin zur effizienten Zusammenarbeit im Team – das DMS unterstützt Handwerker dabei, ihren Arbeitsalltag zu erleichtern und Zeit sowie Ressourcen zu sparen.
Mit der HERO-Software können Betriebe ihre gesamte Betriebsorganisation, von Büro bis Baustelle, digital abbilden und profitieren von einer ganzheitlichen Lösung für mehr Effizienz. Durch den Einsatz eines DMS können Handwerksunternehmen laut Studien bis zu 30% ihrer Zeit und bis zu 40% ihrer Kosten einsparen.
Das digitale Dokumentenmanagement hilft, Dokumente schneller zu finden, zu bearbeiten und zu verteilen, den Workflow zu optimieren und Fehler zu reduzieren. Zudem können Druck- und Versandkosten gesenkt, Platz und Material für die physische Archivierung eingespart und langfristige Vorteile durch Effizienzsteigerungen erzielt werden.
Quellenverweise
- https://hero-software.de/features/dokumentenmanagementsystem
- https://digitalzentrum-hamburg.de/digitales-dokumentenmanagement/
- https://www.handwerk.com/in-4-schritten-zum-digitalen-dokumentenmanagement
- https://www.steuerberater-braun.de/steuerwissen/was-zeichnet-ein-gutes-dokumentenmanagement-aus-schluesselfaktoren-fuer-effiziente-ablaeufe-im-handwerk/
- https://www.jobrouter.com/de/dokumentenmanagementsysteme-dms-im-ueberblick/
- https://www.capmo.com/blog/dokumentenmanagament-baubranche
- https://www.softwareabc24.de/bausoftware/
- https://www.softwareabc24.de/rechnungsprogramme/rechnungsprogramme-fuer-handwerker
- https://www.iquadrat.de/loesungen/branchen/handwerk/
- https://www.handwerk-magazin.de/produkt/dokumentenmanagement-systeme-dms-fuer-handwerker-226534/
- https://www.sage.com/de-de/blog/lexikon/dokumentenmanagement/
- https://omr.com/de/reviews/category/dokumentenmanagement
- https://easy-software.com/de/dokumentenmanagementsystem/
- https://www.d-velop.de/software/dokumentenmanagement-system/schnittstellen
- https://www.streit-software.de/wissen/papierloses-buero-handwerk
- https://www.powerbird.de/funktionen/dokumentenmanagement
- https://www.neininger.de/digitales-dokumentenmanagement/
- https://www.eevolution.de/blog/geschaeftsprozesse/dieses-potenzial-bietet-ihnen-digitales-dokumentenmanagement/
- https://blog.sorba.ch/digitalisierung-im-handwerk
- https://www.malerpraxis.de/software-tools/digitales-dokumentenmanagementsystem-fuer-maler-besser-organisiert-im-buero/
- https://www.soft-consult.net/kfm-loesungen/dokumentenmanagement-systeme
- https://www.sage.com/de-de/blog/von-analog-zu-digital-dokumentenmanagement-statt-papierkram-fy21-digitaltag/
- https://www.hoevermann-gruppe.de/dokumentenmanagement/
- https://business-software.at/loesungen-nach-anwendungen/dokumentenmanagementsoftware/
- https://www.lc-top.de/blog/chancen-und-huerden-digitalisierung-im-handwerk/
- https://www.thax.de/vorteile-und-ziele-eines-dokumenten-management-systems/
- https://100prozent.digital/dokumentenmanagement-als-cloud-losung-oder-besser-vor-ort/