E-Rechnung im Handwerk: Effizienz für Betriebe

Wirtschaftspuls BayernOktober 23, 2024

305 9 Minuten gelesen

Ab dem Jahr 2025 wird die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für Unternehmen in Deutschland verpflichtend – eine Veränderung, die auch die Handwerksbranche betrifft. Überraschenderweise gehen Experten davon aus, dass den EU-Staaten im Jahr 2020 rund 100 Milliarden Euro an Mehrwertsteuereinnahmen entgangen sind. Dies unterstreicht die Dringlichkeit und den Handlungsbedarf für eine effizientere und transparentere Rechnungsstellung.

Die bevorstehende E-Rechnung-Pflicht erfordert von Handwerksbetrieben, wie Elektrikern, Tischlern oder Sanitärinstallateuren, eine gründliche Überarbeitung ihrer Rechnungsprozesse. Doch diese Veränderung bietet auch eine Chance: Durch den Einsatz strukturierter elektronischer Formate wie XML können Handwerksunternehmen ihre Buchhaltung digitalisieren, Kosten einsparen und ihre Effizienz steigern.

Dieser Artikel gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über die Einführung der E-Rechnung im Handwerk, erklärt die rechtlichen Anforderungen, zeigt die Vorteile auf und liefert praxisnahe Tipps zur Umsetzung. Profitieren Sie von den Chancen der Digitalisierung und gestalten Sie Ihre Geschäftsprozesse zukunftssicher.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung, auch elektronische Rechnung oder digitale Rechnung genannt, ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format wie XML erstellt, versendet, empfangen und verarbeitet wird. Im Gegensatz zu Papierrechnungen erfüllt eine E-Rechnung die gleichen rechtlichen Anforderungen, bietet aber durch ihre digitale Natur erhebliche Effizienzvorteile für Unternehmen.

Definition und Funktionsweise der E-Rechnung

Eine Definition E-Rechnung umfasst die elektronische elektronische Rechnungsstellung in einem strukturierten elektronischen Format wie XML oder ZUGFeRD. Dieses Format ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten, wodurch Fehler und manuelle Eingaben vermieden werden können.

Merkmale einer E-Rechnung

Strukturiertes elektronisches Format (z.B. XML, ZUGFeRD)
Rechtliche Anerkennung wie Papierrechnungen
Automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten
Effiziente und sichere Handhabung durch Digitalisierung

Prozess der Erstellung, Versendung, Empfang und Verarbeitung

Der Prozess der E-Rechnung umfasst folgende Schritte:

Erstellung der Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format
Elektronischer Versand der Rechnung an den Empfänger
Empfang und elektronische Verarbeitung der Rechnung durch den Empfänger
Automatisierte Zuordnung, Prüfung, Verbuchung und Zahlungsanweisung

„Der Einsatz von E-Rechnungen kann Unternehmen Zeit und Kosten sparen, da manuelle Eingaben und Fehler vermieden werden können.“

Neue gesetzliche Anforderungen ab 2025

Die Einführung der gesetzlichen Vorgaben für E-Rechnungen markiert einen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung des deutschen Geschäftsalltags. Ab Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ein Jahr später, ab Januar 2026, erweitert sich diese E-Rechnungspflicht ab 2025 auf den gesamten B2B-Bereich – Unternehmen müssen dann auch selbst E-Rechnungen erstellen und versenden können.

E-Rechnungen empfangen ab 2025

Diese stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht gibt Handwerksbetrieben und anderen Unternehmen die Möglichkeit, ihre internen Prozesse und IT-Systeme schrittweise auf die neuen Anforderungen auszurichten. Ab 2025 müssen alle Betriebe in der Lage sein, B2B-Rechnungsstellung über elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

E-Rechnungen erstellen ab 2026

Ein Jahr später, ab 2026, erweitert sich die Pflicht dann auch auf das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen im B2B-Bereich. Somit müssen Handwerksbetriebe bis spätestens 2026 ihre internen Prozesse und Buchhaltungssysteme so anpassen, dass sie in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu versenden.

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Die rechtzeitige Vorbereitung auf diese neuen gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung ermöglicht es Handwerksbetrieben, von Beginn an von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung zu profitieren.

Vorteile der E-Rechnung für Handwerksbetriebe

Der Wechsel zur elektronischen Rechnungsstellung bietet Handwerksbetrieben zahlreiche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Kosten und Compliance. Durch den Wegfall des Papierversands und die automatisierte Datenübertragung können Unternehmen Kosteneinsparungen erzielen und ihre Liquidität verbessern.

Kosteneinsparungen

E-Rechnungen reduzieren den Bedarf an Papier, Porto und Lagerkosten deutlich. Laut Studien können Betriebe bis zu 60% der Rechnungsstellungskosten einsparen, indem sie auf die digitale Variante umstellen.

Schnellere Zahlungsabwicklung

Die elektronische Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen beschleunigt den gesamten Zahlungsverkehr. Dadurch erhalten Handwerksbetriebe ihre Gelder schneller, was sich positiv auf ihre Liquidität auswirkt.

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Reduzierung von Fehlern

Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung werden Übertragungsfehler minimiert. Dies erhöht die Genauigkeit der Buchführung und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Verbesserte Compliance

E-Rechnungen erfüllen die Anforderungen der ordnungsgemäßen Buchführung und Archivierung. Handwerksbetriebe können so die Compliance-Vorgaben unkomplizierter einhalten.

Insgesamt bietet die Umstellung auf E-Rechnungen Handwerksbetrieben beträchtliche Vorteile in Bezug auf Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen, Liquidität und Compliance. Der Wechsel zur digitalen Rechnungsstellung ist daher für viele Betriebe eine lohnenswerte Investition in die Zukunft.

Umsetzung der E-Rechnungspflicht Schritt für Schritt

Die Einführung der E-Rechnung im Handwerk erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Zunächst sollten Unternehmen ihre bestehenden Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse analysieren, um Optimierungspotenziale zu identifizieren. Darauf aufbauend können sie einen geeigneten E-Rechnungsdienstleister auswählen, der über Branchenkompetenz verfügt und die individuellen Bedürfnisse des Betriebs erfüllt.

Analyse bestehender Prozesse

Um einen reibungslosen Übergang zur E-Rechnung zu gewährleisten, ist es wichtig, die internen Abläufe und Schnittstellen zu analysieren. Unternehmen sollten prüfen, welche Software-Systeme im Einsatz sind, wie Rechnungen derzeit erstellt, versendet und verarbeitet werden. So lassen sich Anpassungsbedarfe frühzeitig erkennen und Effizienzsteigerungen erreichen.

Auswahl eines geeigneten Dienstleisters

Die Wahl eines kompetenten E-Rechnungsdienstleisters ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Umstellung. Unternehmen sollten Anbieter vergleichen, die Erfahrung in der Branche und mit den relevanten Rechnungsformaten wie XRechnung oder ZUGFeRD haben. Zudem ist es wichtig, dass der Dienstleister eine einfache, benutzerfreundliche Anbindung an die internen Systeme ermöglicht.

Mitarbeiterschulung

Damit die neuen E-Rechnungsprozesse effektiv umgesetzt werden, ist eine gründliche Schulung der Mitarbeiter im Finanz- und Rechnungswesen unerlässlich. Sie müssen mit den technischen Abläufen, Übertragungswegen und rechtlichen Vorgaben vertraut gemacht werden, um Fehler zu vermeiden und die Effizienzvorteile voll ausschöpfen zu können.

Testlauf durchführen

Vor der vollständigen Einführung der E-Rechnung empfiehlt es sich, einen Testlauf durchzuführen. Dabei werden die neuen Prozesse in einem kontrollierten Umfeld erprobt, um mögliche Schwachstellen zu identifizieren und Optimierungen vorzunehmen. Erst wenn alle Abläufe reibungslos funktionieren, sollte die E-Rechnung im Unternehmen eingeführt werden.

Die schrittweise Umsetzung der E-Rechnungspflicht erfordert gründliche Vorbereitung, um die Effizienzsteigerungen und Digitalisierungsvorteile der elektronischen Rechnungsbearbeitung voll auszuschöpfen. Mit der richtigen Herangehensweise können Handwerksbetriebe von dieser gesetzlichen Neuerung profitieren.

E-Rechnung im Handwerk: Herausforderungen und Lösungen

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) stellt Handwerksbetriebe vor verschiedene Herausforderungen. Die Integration neuer Systeme in die bestehende IT-Infrastruktur kann komplex sein, insbesondere wenn veraltete Systeme aktualisiert oder ersetzt werden müssen. Darüber hinaus erfordert der Wechsel zur E-Rechnung eine sorgfältige Datenmigration und -sicherung, um Datenverlust zu vermeiden und die Integrität der Informationen zu gewährleisten.

Doch mit der richtigen Planung und Unterstützung durch spezialisierte Dienstleister können diese Herausforderungen überwunden werden. Handwerksbetriebe, die den Umstieg auf E-Rechnungen proaktiv angehen, können von verschiedenen Vorteilen profitieren:

Effizienzsteigerung durch Automatisierung und Optimierung der Rechnungsverarbeitung
Kostenreduktion durch Einsparung von Papier, Porto und Verwaltungsaufwand
Reduzierung von Fehlern dank des maschinenlesbaren XML-Formats
Verbesserte Liquidität und Minimierung des Risikos von Zahlungsausfällen
Umweltschutz durch Senkung des Papierverbrauchs

Um diese Vorteile zu nutzen, empfiehlt es sich, einen schrittweisen Ansatz zu verfolgen. Zunächst sollten Handwerksbetriebe ihre bestehenden Prozesse analysieren, um Optimierungspotenzial zu erkennen. Anschließend können sie einen geeigneten Dienstleister auswählen, der bei der Einführung der E-Rechnung unterstützt. Wichtig ist auch, die Mitarbeiter sorgfältig zu schulen, damit sie mit den neuen Abläufen vertraut werden. Erst dann sollte ein Testlauf durchgeführt werden, bevor der Regelbetrieb startet.

Mit der richtigen Herangehensweise können Handwerksbetriebe die Herausforderungen der E-Rechnung meistern und von den zahlreichen Vorteilen profitieren. So tragen sie nicht nur zur Effizienzsteigerung, sondern auch zum Umweltschutz bei.

Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD

Die Wahl des richtigen Rechnungsformats ist für Unternehmen in Deutschland von zunehmender Bedeutung. Zwei der bekanntesten Optionen sind die XRechnung und das ZUGFeRD-Format. Während beide den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen, gibt es einige wichtige Unterschiede zwischen den beiden Formaten, die es zu beachten gilt.

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Die XRechnung ist ein speziell für den öffentlichen Sektor konzipiertes Format, das auf einem strukturierten XML-Datensatz basiert. Es enthält keine visuelle PDF-Komponente, sondern ist rein maschinenlesbar. Dadurch eignet es sich ideal für den digitalen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und Behörden.

Im Gegensatz dazu ist das ZUGFeRD-Format für den allgemeinen Einsatz in der Wirtschaft gedacht. Es kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einer visuell darstellbaren PDF-Datei. Damit kann es sowohl im B2B- als auch im B2G-Bereich eingesetzt werden.

Ein weiterer Unterschied ist der Fokus der beiden Formate: Während die XRechnung speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt wurde, ist ZUGFeRD branchenübergreifend einsetzbar. Zudem zeichnet sich die XRechnung durch eine höhere Strukturierung und Automatisierung aus, was den digitalen Austausch zwischen Buchhaltungssystemen erleichtert.

Insgesamt bieten beide Formate Vorteile für Unternehmen, wie die Reduzierung von Fehlern, schnellere Zahlungsabwicklung und revisionssichere Archivierung. Die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD hängt von den individuellen Anforderungen und Gegebenheiten des jeweiligen Unternehmens ab.

XRechnung vs ZUGFeRD

„Die XRechnung ermöglicht einen digitalen und papierlosen Prozess für die Rechnungsstellung und verkürzt die Durchlaufzeiten in der Rechnungsabwicklung.“

Rechtliche Aspekte und Aufbewahrungsfristen

Elektronische Rechnungen unterliegen in Deutschland denselben rechtlichen Anforderungen wie Papierrechnungen. Dazu gehört die Sicherstellung der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit. Rechtliche Anforderungen E-Rechnung spielen daher eine entscheidende Rolle bei der Einführung und Nutzung von E-Rechnungen.

Darüber hinaus müssen E-Rechnungen mindestens 10 Jahre lang digital aufbewahrt werden, Aufbewahrungspflicht beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Diese Regelung zum Datenschutz ist bei der Umsetzung der E-Rechnung sorgfältig zu beachten.

Ab 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen nach neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten.
Ab 2025 müssen elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format gemäß dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 erstellt werden.
E-Rechnungen müssen in Deutschland mindestens 10 Jahre lang digital aufbewahrt werden.

„Die Umstellung auf E-Rechnungen ermöglicht einen schnelleren Zahlungsverkehr und stärkt die Liquidität von Handwerksbetrieben.“

Die Digitalisierung der Rechnungsstellung vereinfacht die Compliance mit gesetzlichen Vorgaben und bietet weitere betriebswirtschaftliche Vorteile wie Kostenreduktion und effizientere Geschäftsprozesse. Bei der Umsetzung sind die rechtlichen Aspekte und Aufbewahrungsfristen sorgfältig zu berücksichtigen, um eine reibungslose digitale Transformation zu gewährleisten.

Hybride Formate: PDF und XML kombinieren

In der Welt der elektronischen Rechnungsstellung gewinnen hybride Formate wie das ZUGFeRD-Format immer mehr an Bedeutung. Diese Lösungen kombinieren eine maschinenlesbare XML-Datei mit einer visuell darstellbaren PDF-Datei. Dadurch können E-Rechnungen sowohl für die automatisierte Verarbeitung als auch für die manuelle Prüfung durch Menschen genutzt werden.

Der Vorteil dieser hybriden Formate liegt in ihrer Flexibilität und Sicherheit. Das PDF-Dokument dient als steuerabzugsfähiger Beleg, während die XML-Daten für die digitale Buchungshilfe verwendet werden können. Auf diese Weise erfüllen Handwerksbetriebe nicht nur die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung, sondern optimieren auch ihre internen Prüfungs- und Buchhaltungsprozesse.

Vorteile des ZUGFeRD-Formats	Herausforderungen
Medienbruchfreier elektronischer Rechnungsaustausch Identische Kopien in PDF und XML für steuerrechtliche Gültigkeit Optimierung von Prüfungs- und Buchhaltungsprozessen Reduziertes Risiko von Fehlbuchungen	Mögliche steuerrechtliche Konsequenzen bei inhaltlichen Differenzen zwischen PDF und XML Risiko von Fehlbuchungen bei inhaltlichen Differenzen zwischen PDF und XML

Mit dem ZUGFeRD-Standard ist es Handwerksbetrieben möglich, den Umstieg auf E-Rechnungen zu erleichtern. Dieses hybride Format bietet eine komfortable Lösung, die sowohl die gesetzlichen Anforderungen als auch die internen Prozessoptimierungen berücksichtigt.

„Das ZUGFeRD-Format vereinfacht den Umstieg auf E-Rechnungen für den deutschen Mittelstand und das Handwerk erheblich.“

Softwareanbieter wie easybill unterstützen das ZUGFeRD-Format, um eine reibungslose elektronische Rechnungsstellung im aktuellen Geschäftsumfeld zu gewährleisten. Durch die Nutzung dieser hybriden Lösungen können Handwerksbetriebe die Vorteile der E-Rechnung optimal ausschöpfen und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Hybrides Format E-Rechnung

E-Rechnungen in der Cloud verwalten

In der digitalen Welt von heute bieten Cloud-basierte E-Rechnungs-Lösungen Handwerksbetrieben zahlreiche Vorteile für eine effiziente digitale Rechnungsverwaltung. Mit der Verlagerung der Rechnungsverarbeitung in die Cloud können Betriebe von einer vereinfachten Dokumentenverwaltung profitieren und ihre Effizienzsteigerung vorantreiben.

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Die Archivierung und Bereitstellung von E-Rechnungen in der Cloud erleichtert den Zugriff, die Suche und den Austausch von Dokumenten erheblich. Zudem können Workflows rund um die Erstellung, den Versand und die Verbuchung der E-Rechnungen in der Cloud-Lösung abgebildet werden, was die Effizienz der Buchhaltungsprozesse deutlich steigert.

Laut Studien minimieren Cloud-basierte E-Rechnungs-Lösungen das Risiko von Tippfehlern und Berechnungsfehlern im Vergleich zu manuellen Rechnungen. Darüber hinaus erreichen E-Rechnungen den Empfänger sofort, was zu einer schnelleren Bearbeitung und Zahlung führt.

Vorteile von Cloud-basierten E-Rechnungs-Lösungen	Merkmale
Vereinfachte Dokumentenverwaltung Effiziente Buchhaltungsprozesse Reduziertes Fehlerrisiko Schnellere Bearbeitung und Zahlung	Digitale Archivierung und Bereitstellung Abbildung von Workflows in der Cloud Minimierung von Tippfehlern und Berechnungsfehlern Sofortige Übermittlung an den Empfänger

Mit speziell auf Handwerker zugeschnittenen Cloud-basierten E-Rechnungs-Lösungen wie easybill können Betriebe ihre digitale Rechnungsverwaltung weiter optimieren und von den zahlreichen Vorteilen der elektronischen Rechnungsabwicklung profitieren.

„E-Rechnungen in der Cloud verwalten bietet Handwerksbetrieben eine effiziente und zukunftssichere Lösung für ihre Rechnungsprozesse.“

Die Zukunft: E-Rechnungen und neue Technologien

Die Einführung der E-Rechnung im Handwerk ist Teil einer umfassenden digitalen Transformation. In Zukunft werden weitere technologische Innovationen die Rechnungsstellung und Buchhaltung weiter vereinfachen und automatisieren. Beispiele sind der Einsatz von künstlicher Intelligenz zur intelligenten Datenverarbeitung oder Blockchain-Technologie für die sichere und transparente Abwicklung von Finanztransaktionen. Handwerksbetriebe, die jetzt den Schritt zur E-Rechnung wagen, legen den Grundstein für eine zukunftssichere und effiziente Betriebsführung.

Ab dem 01.01.2025 sind knapp 3,9 Millionen Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können und/oder auch schreiben zu müssen. Die E-Rechnung betrifft sowohl Business-to-Business (B2B) als auch Business-to-Government (B2G) Transaktionen. Die Norm EN 16931 wurde eingeführt, um den Rechnungsaustausch innerhalb des öffentlichen Sektors zu erleichtern und Effizienz sowie Transparenz zu fördern.

Die XRechnung wurde ab dem 27.11.2020 in Deutschland verpflichtend für Unternehmen zur Rechnungsschreibung. Darüber hinaus bietet der Podcast „Zukunft: E-Rechnung“ Einblicke in die neuesten Entwicklungen und Erfahrungen von Experten im Bereich der E-Rechnung. Das Wachstumchancengesetz, verabschiedet am 22.03.2024, beinhaltet die E-Rechnung als verpflichtenden Bestandteil für Unternehmen.

Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert eine entsprechende Software und technisches Know-how. Es ist wichtig, sich über die rechtlichen Rahmenbedingungen wie Archivierungspflicht und Standardkompatibilität von E-Rechnungen zu informieren. easybill erfüllt die Vorgaben und Standards der EN 16931 und unterstützt die Formate XRechnung und ZUGFeRD.

ZUGFeRD-Rechnungen sind revisionssicher, nutzen ein standardisiertes Format, sind ein Hybridformat und tragen zur Reduzierung des CO2-Fußabdrucks bei. Sie vereinfachen den Rechnungsversand, ermöglichen automatische Verarbeitung, reduzieren Papierbedarf, beschleunigen Zahlungsabwicklung, erfüllen gesetzliche Anforderungen und senken den CO2-Fußabdruck.

„Die Einführung der E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer zukunftssicheren und effizienten Betriebsführung im Handwerk.“

Fazit

Die Einführung der E-Rechnung im Handwerk markiert einen wichtigen Meilenstein auf dem Weg zur Digitalisierung. Auch wenn die Umstellung zunächst eine Herausforderung darstellen mag, überwiegen langfristig die zahlreichen Vorteile für Handwerksbetriebe. Neben Kosteneinsparungen und einer verbesserten Liquidität profitieren Betriebe von einer effizienteren Abwicklung der Rechnungsprozesse und einer erhöhten Compliance.

Mit der richtigen Herangehensweise und Unterstützung durch spezialisierte Dienstleister können Handwerker die E-Rechnung erfolgreich in ihren Betrieb integrieren. Dies ebnet den Weg für eine zukunftssichere Entwicklung und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit. Die Digitalisierung der Rechnungsstellung bietet Handwerkern die Möglichkeit, ihre internen Abläufe zu optimieren, Fehler zu reduzieren und die Zahlungsabwicklung zu beschleunigen.

Zusammenfassend ist die Einführung der E-Rechnung Handwerk ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienzsteigerung und Digitalisierung. Handwerker, die diese Chance nutzen, werden von den vielfältigen Vorteilen profitieren und ihre Wettbewerbsposition stärken.