Die Digitalisierung der Unternehmensprozesse schreitet voran, und mit der Einführung der E-Rechnungspflicht entsteht eine neue Anforderung für Unternehmen. Die Pflicht zielt darauf ab, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und Rechnungsprozesse effizienter zu gestalten. Unternehmen jeder Größe müssen sich an die neuen Standards anpassen und rechtzeitig auf die digitale Rechnungsstellung umstellen.

Ab Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können

Ab Januar 2025 tritt eine neue Regelung in Kraft, die weitreichende Folgen für Unternehmen hat: die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung. Diese Vorschrift betrifft in erster Linie Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen und öffentliche Institutionen ausstellen, und zielt darauf ab, Transparenz und Effizienz im Rechnungswesen zu fördern. 

Die E-Rechnungspflicht basiert auf einer EU-Richtlinie, die das erklärte Ziel hat, Vereinheitlichung und Standardisierung der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und öffentlichen Institutionen zu schaffen. Der Hintergrund ist, dass Verwaltungsprozesse beschleunigt und Fehler durch automatisierte Rechnungsabläufe reduziert werden sollen. Unternehmen, die bisher auf die Papierform oder PDF-Rechnungen gesetzt haben, müssen nun auf beispielsweise auf die sogenannte XRechnung umstellen, die ein strukturiertes, maschinenlesbares Dateiformat aufweist. 

Die zentrale gesetzliche Grundlage für diese Vorschrift bildet die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die bereits 2019 für den öffentlichen Sektor verbindlich wurde und jetzt auch Unternehmen im Privatsektor betrifft. In vielen Ländern müssen alle Rechnungen ab 2025 in einem strukturierten Format erstellt und übermittelt werden. Diese Standards erlauben eine automatisierte Weiterverarbeitung der Daten und minimieren dadurch den Aufwand bei der Rechnungsprüfung und -freigabe.

Wichtige Anforderungen an E-Rechnungen

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ändern sich die Anforderungen an die Rechnungsstellung. Eine E-Rechnung ist dabei mehr als ein elektronisches Abbild der bisherigen Papier- oder PDF-Rechnung – sie muss bestimmten strukturellen Vorgaben entsprechen, um maschinenlesbar und voll automatisierbar zu sein. 

Zu den grundlegenden Anforderungen gehören:

• Format: Rechnungen müssen in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegen. 
• Inhaltliche Vorgaben: Bestimmte Pflichtangaben sind erforderlich, darunter Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Steuerinformationen, Zahlungsbedingungen und klare Angaben zu den einzelnen Rechnungspositionen.
• Übermittlung und Sicherheit: Die E-Rechnung muss sicher übertragen und gespeichert werden. Viele Unternehmen setzen daher auf EDI-Systeme oder spezifische E-Rechnungsportale, die den sicheren Austausch gewährleisten.
• Archivierungspflicht: Unternehmen müssen E-Rechnungen gesetzeskonform archivieren. Eine revisionssichere Aufbewahrung der Daten ist erforderlich, um steuerlichen und gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Vorteile und mögliche Herausforderungen im Überblick

Die Einführung der E-Rechnungspflicht bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, die die Effizienz im Rechnungswesen erheblich steigern können. Gleichzeitig birgt die Umstellung auch Herausforderungen, die Unternehmen frühzeitig berücksichtigen sollten, um reibungslose Prozesse sicherzustellen.

Vorteile der E-Rechnungspflicht

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung fördert eine effiziente und transparente Abwicklung des Rechnungsprozesses. Ein wesentlicher Vorteil ist hierbei die Kostenersparnis, denn durch den Wegfall von Druck-, Versand- und Lagerungskosten können Unternehmen ihre Ausgaben erheblich senken. Zudem ermöglichen automatisierte Rechnungsprozesse eine effizientere Abwicklung, da manuelle Arbeitsschritte minimiert und Fehlerquellen reduziert werden. 

Auch die Zahlungsabwicklung profitiert von der digitalen Umstellung, da schnellere Verarbeitung und Prüfung der Rechnungen eine optimierte Einhaltung von Zahlungsfristen und ein verbessertes Cash-Management ermöglichen. Ferner schont die E-Rechnung die Umwelt durch einen geringeren Papierverbrauch und eine reduzierte CO₂-Belastung.

Herausforderungen bei der Einführung

Obwohl die E-Rechnungspflicht langfristig Vorteile bringt, stehen Unternehmen kurzfristig vor einigen Herausforderungen. Eine der größten Hürden besteht in der Anpassung der IT-Infrastruktur, da nicht alle Systeme standardmäßig für die E-Rechnung ausgelegt sind. Oftmals müssen Unternehmen in neue Software oder spezielle ERP-Module investieren, um die technischen Anforderungen zu erfüllen. Zusätzlich erfordert die Umstellung auf die E-Rechnung eine Schulung der Mitarbeiter, damit sie mit den neuen Prozessen und den technischen Anforderungen vertraut werden. 

Auch Compliance und Datenschutz spielen eine wichtige Rolle, denn der sichere Umgang mit sensiblen Daten und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften sind unerlässlich. Daher sollten die Datenschutzrichtlinien gründlich geprüft und gegebenenfalls angepasst werden. 

Wie erfolgt die Einführung der E-Rechnung?

Der Weg zur erfolgreichen Einführung der E-Rechnung ist mitunter komplex. Folgende Schritte können daher als Orientierungshilfe herangezogen werden:

1. Analyse des Rechnungsprozesses: Ermittlung des aktuellen Stands und Festlegung der benötigten Anpassungen
2. Software-Auswahl und Integration: Auswahl einer passenden E-Rechnungslösung, die die gesetzlich geforderten Formate unterstützt
3. Testphase und Schulung: Durchführung eines Testlaufs, um das System auf eventuelle Probleme zu überprüfen und Mitarbeiter zu schulen
4. Anpassung der Buchhaltungsprozesse: Integration der E-Rechnung in den regulären Abrechnungsprozess, um eine effiziente und gesetzeskonforme Abwicklung sicherzustellen

Durch die Implementierung in klaren Schritten und regelmäßige Überprüfung des Prozesses kann die Einführung der E-Rechnung effizient und erfolgreich gestaltet werden.