Wie lange muss man Gehaltsabrechnungen aufbewahren? Erfahre die Aufbewahrungsfristen

Wusstest du, dass Arbeitgeber lohnrelevante Unterlagen mindestens sechs Jahre archivieren müssen und das Rückstellungen für deine Rente beeinflussen können? Diese Zahl zeigt, wie wichtig gehaltsabrechnungen für deine finanzielle Sicherheit sind.

Die Frage, welche Dokumente du behalten solltest, taucht oft bei Steuerprüfungen, Kreditanfragen und beim Mieten auf. Monatsabrechnungen enthalten Brutto/Netto, Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge – Daten, die im Alltag oft gebraucht werden.

Stiftung Warentest rät, Abrechnungen nach Jahresende zu prüfen und erst dann zu entsorgen, während die Deutsche Rentenversicherung empfiehlt, bis zur Klärung der Rentenansprüche aufzubewahren. Das hilft dir, Forderungen zu belegen.

In diesem Beitrag zeige ich dir klar, welche aufbewahrungsfristen gelten, welche lohnabrechnungen und Nachweise wirklich sinnvoll sind und wie du deine unterlagen digital oder auf Papier sinnvoll ordnest.

Warum dich die richtige Aufbewahrung deiner Lohnabrechnungen absichert

Mit Ordnung in deinen Unterlagen hast du jederzeit einen klaren Nachweis über Einkommen und Beschäftigungszeiten. Das hilft bei Wohnungsbewerbungen, Elterngeld, BAföG oder Kreditgesprächen.

Die Lohnabrechnung enthält nach GewO den Zeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts. Dort stehen Zuschläge, Zulagen, Abzüge und eventuelle Vorschüsse. So siehst du schnell, ob dein Gehalt korrekt ausgewiesen ist.

• Pflege deiner Unterlagen: Banken fragen oft die letzten drei Abrechnungen als Nachweis.
• Früherkennung: Unstimmigkeiten bei Lohn und Zuschlägen erkennst du sofort.
• Anträge vereinfachen: Behörden verlangen regelmäßig aktuelle Belege für Leistungen.
• Streitfälle klären: Vollständige Belege vermeiden langwierige Nachfragen.
• Rentenbiografie schützen: Beschäftigungszeiten und Beiträge bleiben nachweisbar.
• Bei Arbeitgeberwechsel kannst du Sonderzahlungen und Steuermerkmalwechsel belegen.

Als arbeitnehmer prüfst du monatlich kurz die Abrechnung. So schützt du dein Recht auf korrektes Entgelt und sparst dir späteren Aufwand.

Wie lange muss man Gehaltsabrechnungen aufbewahren?

Im Alltag hilft eine einfache Regel: drei aktuelle Dokumente stets griffbereit halten. Banken und Vermieter fragen meist genau diese Monatsbelege an. So bist du in den häufigsten Fällen sofort handlungsfähig.

Unterschiedliche Empfehlungen

Stiftung Warentest rät, Monatsbelege bis Jahresende zu behalten und ältere nach Prüfung der Lohnsteuerbescheinigung zu entsorgen. Die Deutsche Rentenversicherung empfiehlt, Abrechnungen bis zur Klärung von Rentenansprüchen zu sichern.

Praxisregel für den Alltag

Die pragmatische Lösung: drei aktuelle lohnabrechnungen immer parat haben. Für Wohngeld oder Unterhalt richte dir einen Ordner für die letzten zwölf Monate ein.

Typische Nachweise

Kredit, Wohnung, Unterhalt, Wohngeld oder BAföG verlangen unterschiedliche Belege. Halte die passenden Dokumente sortiert; das spart Zeit und Nerven im Ernstfall.

Quelle	Empfehlung	Praktischer Nutzen
Stiftung Warentest	Monatsabrechnungen bis Jahresende	Jährliche Aufräumaktion nach Lohnsteuerbescheinigung
Deutsche Rentenversicherung	Aufbewahrung bis Rentenklärung / renteneintritt	Lücken in der Rentenbiografie vermeiden
Praxis	3 Monatsbelege; 12 bei Wohngeld/Unterhalt	Schnelle Bereitstellung für Kredit & Wohnung

• Bei Sonderfällen (z. B. Elternzeit) die relevanten Abrechnungen länger sichern.
• Einheitliche Dateinamen und Ordnerstruktur erleichtern das Finden im Fall einer Anfrage.

Aufbewahrungsfrist beim Arbeitgeber: sechs Jahre rechtssicher archivieren

Dein arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, Lohnunterlagen über Jahre geordnet vorzuhalten. Das sichert deine Ansprüche und macht Nachfragen leichter.

Rechtsgrundlagen kurz erklärt

Nach § 108 GewO muss jede abrechnung in Textform ausgestellt sein. Sie enthält Zeitraum und Zusammensetzung des Entgelts.

§ 41 EStG legt fest, dass die Dokumente bis zum Ablauf des sechsten kalenderjahres, das auf die letzte Lohnzahlung folgt, zu behalten sind. Ergänzend gelten die Beweispflichten aus § 147 AO.

Fristlauf verstehen

Die Frist beginnt am 01.01. des Folgejahres nach dem Zahltag und endet am 31.12. sechs jahre später. Das gilt für papier und elektronische Dokumente, solange die Lesbarkeit gewährleistet ist.

• Fehlen Unterlagen, wende dich an das frühere unternehmen; die Archivierungspflicht hilft dabei.
• Nenne bei Anfragen den Abrechnungszeitraum und ggf. die Personalnummer.
• Die gesetzliche Regelung betrifft die Arbeitgeberseite, schützt aber indirekt deine Belege.

Aspekt	Rechtsgrundlage	Geltung
Aufbewahrungsdauer	§ 41 EStG	Bis Ablauf des sechsten kalenderjahres
Form der Abrechnung	§ 108 GewO	Textform, Mindestangaben
Archivpflicht	§ 147 AO (Beweispflichten)	Papier & elektronisch, lesbar

Was du als Arbeitnehmer wirklich aufheben solltest

Konzentriere dich auf Dokumente, die deine Beschäftigungszeiten und Beitragszahlungen belegen. Das schafft Klarheit für Rentenfragen, Kreditprüfungen und Mietanträge.

Monatliche Lohnabrechnung: prüfen, sortieren, digital sichern

Prüfe jede lohnabrechnung zeitnah auf Beträge, Steuerklasse und Sonderzahlungen. Lege Korrekturhinweise sofort beim Arbeitgeber vor.

Sichere monatliche Abrechnungen als PDF und ordne sie nach Jahr und Monat. So findest du aktuelle Belege schnell.

Lohnsteuerbescheinigungen, Sozialversicherungsnachweise und Arbeitsverträge

Bewahre deine jährliche lohnsteuerbescheinigung möglichst bis zur Rente auf. Sammle Sozialversicherungsnachweise und Arbeitsverträge an einem Ort.

„Die richtige Ablage spart Zeit und schützt vor Lücken in deiner Rentenbiografie.“

• Letzte drei Monatsbelege sofort griffbereit halten.
• Jahresbescheid dauerhaft als Backup ablegen.
• SV-Nachweise und Verträge zusammen archivieren.
• Exportiere Dokumente aus Portalen und sichere eigene Kopien der dokumenten.

Digitale Aufbewahrung deiner Dokumente: geordnet, GoBD- und DSGVO-konform

Eine saubere digitale Struktur schützt deine Unterlagen und erleichtert den Zugriff im Ernstfall. Achte darauf, dass daten sicher, nachvollziehbar und zugriffsgeschützt gespeichert sind.

Revisionssichere Ablage: worauf du bei DMS und Cloud achten solltest

Wähle ein DMS oder eine Cloud, die GoBD-Anforderungen erfüllt. Das heißt: Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Vollständigkeit müssen gegeben sein.

DSGVO verlangt Zugriffskontrolle, Verschlüsselung und klare Löschkonzepte. Prüfe Zertifikate und Rechenzentrumsstandort.

Backups, Versionen und Zugriffsschutz

Sichere Dateien an zwei unabhängigen Orten. Nutze Cloud plus externen Datenträger und teste Wiederherstellungen regelmäßig.

Setze starke Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Versionsverwaltung, damit Änderungen lückenlos dokumentiert bleiben.

Dateinamen, Ordnerstruktur und Tags

Gib Dateien sprechende Namen wie 2025-03_gehaltsabrechnung.pdf und nutze eine Ordnerstruktur Jahr > Monat > Abrechnung.

Tags helfen, Dokumente schnell zu finden; markiere Belege mit Labels wie „Kredit“ oder „Unterhalt“.

Aspekt	Empfehlung	Praxis
Integrität	GoBD-konforme Archivierung	Wahl eines geprüften DMS
Sicherheit	Verschlüsselung & 2FA	Cloud + externer Datenträger
Aufbewahrungsdauer	Individuell planen	Empfohlene jahre: 3–6

Sonderfälle, die längere Aufbewahrung sinnvoll machen

In manchen Fällen helfen alte Abrechnungen, Ansprüche schnell zu klären. Besonders bei Behörden und Versicherungen zahlst du auf Ordnung ein.

Unterhaltsverfahren und Wohngeld: oft zwölf aktuelle Monate erforderlich

Für Unterhaltsberechnungen verlangen Behörden häufig die Abrechnungen der letzten zwölf Monate. Lege diese in einem Jahresordner ab, so findest du sie sofort.

• Bei Wohngeld sind aktuelle Einkommensnachweise nötig; vollständige lohnabrechnungen beschleunigen Entscheidungen.
• Bewahre Kontoauszüge mit Gehaltseingang ergänzend auf, das stärkt deinen Nachweis.

Rentenklärung: Lücken schließen mit alten Abrechnungen und Bescheinigungen

Bei einer Rentenklärung helfen alte lohnabrechnungen, SV‑Nachweise und Arbeitsverträge, um Lücken im Versicherungsverlauf zu schließen.

• Beispiel: Nach einem Arbeitgeberwechsel fehlen manchmal Dokumente; deine Archivkopien verhindern Verzögerungen.
• Wenn in jahren Nachfragen auftauchen, kannst du so Nachweise schnell liefern und deine Ansprüche sichern.

Lohnsteuerbescheinigung als Ankerdokument bis zur Rente

Die jährliche Lohnsteuerbescheinigung ist dein zentraler Beleg für die Einkommensübersicht. Hebe diese Bescheinigung idealerweise bis zum Renteneintritt auf. Sie dient als Master-Nachweis, wenn Jahre lang einzelne Monatsbelege fehlen.

Jährlichen Abgleich machen: stimmen Brutto/Netto, Steuerklasse, Zeiträume?

Vergleiche die Summen der Lohnsteuerbescheinigung mit deinen Monatsbelegen. Prüfe Brutto, Netto und die Steuerklasse. Achte auch auf Kinderfreibeträge und Kirchensteuer.

• Nutze die Bescheinigung als Master-Nachweis und lege sie in den Ordner „Jahresdokumente“.
• Bei Abweichungen ziehst du die jeweilige gehaltsabrechnung heran und klärst die Differenz mit der Lohnbuchhaltung.
• Notiere Besonderheiten wie Bonus oder Elternzeit kurz neben der Datei. So bleibt der Nachweis vollständig.

Prüfpunkt	Was vergleichen	Aktion bei Abweichung
Summen	Brutto- und Nettobeträge	Monatsabrechnung anfordern und klären
Stammdaten	Steuerklasse, Freibeträge	Korrektur mit Personalabteilung vereinbaren
Zeiträume	Beschäftigungs- und Beitragsmonate	Belege ergänzen und Notiz anfügen

Start und Ende der Aufbewahrung im Kalenderjahr richtig berechnen

Der Start der Aufbewahrungsfrist richtet sich nicht nach dem Zahlungstag, sondern nach dem Kalenderjahr. Das heißt: Jede Abrechnung, die im Jahr X entsteht, beginnt ihre Frist am 01.01. des Folgejahres.

Beispielrechnungen: so leitest du das Ende der Frist korrekt ab

Ein klares beispiel: Letzte Lohnzahlung 15.08.2024 → Fristbeginn 01.01.2025. Bei einer Frist von sechs jahre endet die Aufbewahrung damit am 31.12.2030.

Zur Verdeutlichung die Analogie: Eine Handwerkerrechnung vom 06.06.2022 startet am 01.01.2023. Manche Dokumente haben kürzere Fristen; bei Lohnunterlagen gilt die sechs jahre-Regel für Arbeitgeber.

Praktische Tipps:

• Orientiere dich am Stichtag: Alles, was in einem Jahr entsteht, startet mit dem folgenden kalenderjahres.
• Lege eine Jahres-Erinnerung an, um das Ende der Frist zu prüfen.
• Markiere Dateien mit dem Fristende-Jahr im Dateinamen, so findest du schnell, was prüfbar gelöscht werden kann.
• Vor dem Löschen prüfe, ob laufende Verfahren längere Aufbewahrungsfristen erfordern.

Sicher entsorgen statt Risiko: Papier und digitale Daten korrekt vernichten

Richtiges Vernichten schützt deine Daten und verhindert, dass sensible Informationen in falsche Hände geraten. Bevor du alte Belege loswirst, lege ein kurzes Entsorgungskonzept an.

Analoge unterlagen mit persönlichen Angaben solltest du per Kreuzschnitt-Schredder vernichten und danach in den normalen Papiermüll geben. Das reduziert Identitätsdiebstahl und ist schnell erledigt.

Schreddern, Datenlöschung und Festplatten

Leere den Papierkorb am Rechner nicht als einzigen Schritt. Nutze sichere Löschprogramme, die Dateien mehrfach überschreiben. Beachte die Hinweise des BSI zur sicheren Entfernung.

• Sortiere regelmäßig aus und schredder papierbelege mit personenbezogenen Angaben.
• Lösche digitale Dateien mit spezieller Software und überschreibe Datenträger mehrfach.
• Gib Festplatten und USB-Sticks niemals in den Hausmüll; bring sie zum Wertstoffhof.
• Entferne Dokumente aus Cloud-Speichern erst, wenn keine Verfahren mehr laufen, die die Belege in den nächsten jahren benötigen.
• Wenn du Hardware weitergibst, setze Geräte zurück und lösche Speichermedien gründlich.
• Dokumentiere die Entsorgung kurz (Datum, Art der dokumenten).
• Kläre mit deinem unternehmen oder arbeitgeber, welche Kopien du behalten darfst, bevor du interne unterlagen vernichtest.

„Sichere Vernichtung ist Teil guter Dokumentenpflege – kurz, nachvollziehbar und dauerhaft.“

Dein nächster Schritt: Unterlagen sortieren, Lücken schließen, digital absichern

Beginne mit einem schnellen Check: Vergleiche die Jahresübersicht mit deinen Monatsabrechnungen und notiere fehlende oder abweichende Positionen.

Lege Ordner nach Jahr und Monat an, scanne papierbelege ein und vergebe einheitliche Dateinamen. Sichere die Daten sofort auf zwei getrennten Speichern, damit bei einem Geräteausfall nichts fehlt.

Als arbeitnehmer behalte die Lohnsteuerbescheinigungen bis zum Renteneintritt und ergänze sie mit SV‑Meldungen und Arbeitsverträgen. Fordere fehlende lohnabrechnungen beim arbeitgeber nach, bevor Zugänge in Firmenportalen enden.

Definiere für dich eine praktikable aufbewahrungsfrist: minimal Jahresregel, maximal bis zur Rente. Mit dieser Routine sind deine Unterlagen jederzeit auskunftsfähig und du sparst Zeit bei spontanen Anfragen.